Declaraties
Online declaraties indienen – ESS
Een veel gebruikte Self Service toepassing is Online Declaraties. Na het activeren van deze add-on zal in de Employee Self Service een nieuw icoontje verschijnen. Via dit icoontje kan de medewerker zelf zijn declaraties invoeren. Per declaratie kan worden aangegeven om wat voor soort declaratie het gaat. Je kunt hier ook een omschrijving invoeren.
Nadat de declaraties zijn ingevoerd, zet de medewerker deze ter controle klaar voor de manager. De manager keurt de aanvraag goed of af. De medewerker ontvangt hier uiteraard een bevestiging van. Je kunt eventueel instellen dat de afdeling HR of Financiën de aanvraag ook moet goedkeuren na het akkoord van de manager. Dit wordt hoofdzakelijk gedaan om de ingediende bonnetjes te controleren op fiscaliteit en/of direct klaar te zetten voor de salarisadministratie.
Declaratie-module: overige opties
Het is mogelijk om de module ook te gebruiken voor bijvoorbeeld declaraties van kilometers. In de definitie van de declaratie kan een financiële tegenwaarde worden ingesteld. Zo kan het systeem automatisch de geldwaarde van het aantal gedeclareerde kilometers uitrekenen. Je hoeft alleen het aantal te declareren kilometers in te vullen.
Bonnetjesstroom: 2 mogelijkheden
Er zijn twee opties waarop de bonnetjesstroom verwerkt kan worden.
1. Medewerkers kunnen bonnetjes inscannen en deze aanhechten bij de declaratieaanvraag.
2. Medewerkers vullen de declaratie online in en sturen de bonnetjes rechtstreeks naar HR / Financiën.
Sinds de komst van de werkkostenregeling (WKR) is deze Self Service add-on voor declaraties interessant om de vrije ruimte in de regeling (WKR) te maximaliseren.