Werkkostenregeling

6 december 2012

De werkkostenregeling moet per 1 januari 2015 definitief ingevoerd zijn. Wat houdt deze regeling nu precies in?

  • Alle vergoedingen en verstrekkingen = LOON en dus belastbaar
  • Behalve gerichte vrijstellingen, nihil waarderingen en de vrije ruimte (1,5% (2013) van het Uniforme Loonbegrip)
  • Over alles boven de 1,5% geldt een 80% eindheffing
  • Intermediaire kosten die een medewerker voorschiet in opdracht van de werkgever, als kantoorartikelen, zakelijk lunch of relatiegeschenken vallen buiten de loonkosten.

 Schematisch

werkosten-schema-1

People Inc. zou een interessante rol kunnen spelen om de vrije ruimte in de regeling te maximaliseren. Het is natuurlijk van belang om te zorgen dat de kosten die binnen de vrije ruimte vallen niet het toegestane percentage van 1,5% overschrijden om de 80% eindheffing te voorkomen.

Door kosten die normaal vergoed worden via een vaste periodieke onkostenvergoeding te laten declareren door medewerkers kan een percentage van deze kosten ondergebracht gaan worden onder Intermediaire kosten of Gerichte vrijstellingen. Door deze kosten inzichtelijk te maken kan de ruimte in de regeling zo groot mogelijk gehouden worden.

Onkosten declaraties via de ESS

Via de Declaratie add-on in de Employee Self Service module van People Inc. biedt u een framework voor uw medewerkers om onkosten te declareren. Via een eenvoudig scherm kan de medewerker zijn declaraties invoeren en vervolgens aanbieden ter autorisatie aan de manager. Maakt u gebruik van de People Inc. Salaris Service dan kunt u deze onkosten ook nog eens geautomatiseerd gaan aanleveren. Lees verder over de Declaratie add-on.

Indien deze declaraties via de salarisadministratie worden uitbetaald dan zullen deze kosten via de journaalposten inzichtelijk worden in de financiele administratie. Zo niet dan kunnen eenvoudig rapportages uit People Inc. worden uitgedraaid voor de financiele administratie.