Urenverantwoording

Hoe besteden medewerkers hun tijd, welke kosten zijn hieraan verbonden en hoe moeten deze worden geboekt? De add-on urenverantwoording en projectverantwoording is bedoeld voor organisaties die direct inzicht willen krijgen in hoe medewerkers hun uren besteden en welke kosten hieraan verbonden zijn. Medewerkers kunnen de uren op verschillende niveaus boeken afhankelijk van de inrichting van de add-on.

Nooit meer dubbel invoeren

De online urenverantwoording is een geïntegreerd onderdeel van het HRM-systeem People Inc. Dit betekent dat je vanuit één centrale plek alles kunt registreren wat met jouw personeel te maken heeft. Door deze integratie heb je nooit meer dubbele invoer, wanneer een medewerker in dienst gemeld wordt kan deze ook gelijk zijn uren verantwoorden. De centralisatie van gegevens betekent tevens dat het hele verlof- en verzuimproces automatisch geïntegreerd is in de urenverantwoording. Hiermee zorg je er eenvoudig voor dat alle contracturen verantwoord worden en kun je bijvoorbeeld analyses maken van productieve en niet-productieve uren.

1. Definieer projecten, deelprojecten en activiteiten

Het proces begint met de definitie van projecten, deelprojecten en eventuele activiteiten. Uiteraard kun je hier ook budgetten aan koppelen.

2. Medewerkers verantwoorden hun uren

Een medewerker gaat vervolgens per week zijn uren achteraf verantwoorden. Dit kan per project, deelproject en/of activiteit. Daarnaast worden ook alle verlof en verzuim uren hier automatisch in meegenomen, waardoor direct inzichtelijk wordt of een medewerker voldoende heeft gewerkt. De organisatie kan ervoor kiezen om meer of minder uren aan te merken als Tijd voor Tijd uren, waardoor medewerkers meer flexibiliteit krijgen om hun werktijden in te delen.

3. Uren ter controle manager

Wanneer de medewerker alle uren heeft verantwoord, zet hij de uren klaar ter controle. De manager ontvangt een e-mail met daarin de gegevens om de urenverantwoording te kunnen autoriseren. Indien de manager akkoord is met de verantwoorde uren, keurt hij de uren goed.

Voordelen van urenregistratie

Doordat de urenverantwoording op zeer gedetailleerd niveau geregistreerd wordt, kunnen er allerhande rapportages en analyses gemaakt worden. Zo kun je bijvoorbeeld zien hoeveel uren er verantwoord zijn op een project, deelproject of activiteit. Dit kan op dag-, week-, maand- of zelfs jaarniveau. Daarnaast is het ook mogelijk om de uren van een persoon, groep personen of een afdeling inzichtelijk te maken.

Door de integratie met de HR-informatie is het ook mogelijk om analyses te maken van uren gecombineerd met ieder willekeurig gegeven. Bijvoorbeeld hoeveel uren werken de bhv’ers. Hoeveel uur wordt op een bepaald project gewerkt door mannen of vrouwen of welke functieverdeling is zichtbaar in de werkzaamheden voor een project. Wat zijn de totale kosten van een project in een bepaalde periode? Het is allemaal inzichtelijk met de uren-/projectverantwoording van People Inc.