logo-ipabo

IPABO

De Hogeschool IPABO is een zelfstandige lerarenopleiding voor het PC, RK en Islamitisch basisonderwijs met in totaal circa 1000 studenten en 120 medewerkers met vestigingen in Amsterdam en Alkmaar; dit zijn overzichtelijke aantallen die bijdragen aan het intieme karakter van de hogeschool. De I van IPABO staat voor Interconfessioneel. Binnen onze school ontmoeten drie religieuze tradities elkaar: de rooms-katholieke, de protestants-christelijke en de islamitische. In de opleiding staat de religieuze diversiteit binnen de basisschool en de IPABO centraal.

Al sinds 2006 maken wij gebruik van PeopleInc. en de flexibiliteit van de applicatie is wat ons overtuigd heeft om het te gaan gebruiken. We zijn begonnen met de registratie van personeelsgegevens en hebben daar in de loop van de jaren veel functionaliteit aan toegevoegd.

Eén van de meest bewerkelijke aspecten binnen het onderwijs is de diversiteit van taken en functies. Het feit dat meer dan 70% van de kosten in onderwijsorganisaties aan personeelwordt besteed, maakt een heldere en transparante taaktoedeling een van de belangrijkste instrumenten voor zowel ondersteunende afdelingen als HRM en Financien als onderwijsmanagers. Met een juiste en volledige registratie van de werkzaamheden worden processen in de organisatie inzichtelijk en wordt sturing mogelijk. Met name de werkzaamheden van docenten worden onderverdeeld in verschillende taken gekoppeld aan normuren wat uiteindelijk moet leiden tot de jaartaakplanning. Dit leidt tot een helder en transparant taaktoedelingssysteem waar zowel docenten als managers profijt van hebben. Wij hebben dit samen met P&A geïntegreerd in PeopleInc. Via ESS hebben managers en hoofden toegang tot een gedeelte van het systeem. Zij kunnen zelf de jaartaakplanningen beheren waardoor het hele proces veel sneller en efficiënter is. Groot voordeel hiervan is dat de organisatie als geheel veel meer inzicht heeft in deze belangrijke cijfers. Docenten kunnen online bekijken hoe hun eigen planning eruit ziet maar ook voor financien en de planningsafdeling zijn vele uitgebreide rapportages beschikbaar.

De Employee Self Service module wordt door onze medewerkers niet alleen gebruikt om de jaartaakplanning en de digitale loonstroken te bekijken, het wordt ook door docenten gebruikt voor de registratie van Curriculum Vitae informatie en voor de personeelsevaluaties. Daarnaast zijn we van plan de Employee Zelf Service module steeds meer in te gaan zetten in het communicatieproces tussen medewerkers, managers en HRM.

In 2008 zijn we ook gebruik gaan maken van de Salaris Service. Nu worden de mutaties rechtstreeks vanuit PeopleInc. aangeleverd en hebben we geen dubbele invoer meer. Naast de interne kosten besparing hebben we met de overstap ook een enorme kostenbesparing gerealiseerd op de externe salarisverwerkingskosten.

Ik heb wel eens gekscherend gezegd dat PeopleInc. de beste applicatie in de Nederlandse markt is, ook al was het toen grappig bedoeld, deze uitspraak doe je niet zomaar.
Het softwaresysteem blijkt dusdanig open en transparant dat elke ontwikkeling in onze organisatie naadloos kan worden opgevolgd.

Jan Kolk
Hoofd Financiën
Ipabo