Checklist pakketselectie hrm software

Download checklist eisen en wensen HRM pakket

Graag helpen wij je bij het vinden en selecteren van het juiste HRM softwarepakket. Om een goede keuze te kunnen maken, is het van belang dat je vooraf je eisen en wensen in kaart brengt. Afhankelijk van de omvang en de complexiteit van het project, kunnen deze op twee manieren worden vormgegeven.

Opstellen Request for Information (RFI)

Dit is een document waarin je de eisen en wensen voor de nieuwe applicatie in detail uitwerkt. Je geeft per onderdeel aan hoe belangrijk het is voor de organisatie. Dit document beschrijft niet alleen wat je nodig hebt, maar ook hoe en wanneer. Naast het verschaffen van informatie geeft een RFI ook mogelijkheden om vragen aan leveranciers te stellen, bijvoorbeeld: wat voor een organisatie is het, wat zijn de kosten, hoe wordt een implementatie aangepakt. De RFI stuurt je naar alle leveranciers op jouw longlist en uit de antwoorden van de verschillende leveranciers kies je de top 3 tot 5 om verder mee te gaan.

Het schrijven van een RFI is arbeidsintensief, maar heeft wel als grote voordeel dat je aan het begin van het traject al heel goed inzichtelijk hebt wat je kunt verwachten.

Een summiere RFI voor intern gebruik

De grote lijnen en verdere detaillering werk je uit, maar formaliseer je niet in de vorm van een RFI. Het blijft een intern document aan de hand waarvan je de informatie zal gaan vergaren tijdens de demonstraties. Uit jouw marktverkenning kies je een aantal interessante leveranciers. Je bekijkt de informatie die ze hebben wat meer in detail en je neemt wellicht contact met hen op om de grote lijnen te bespreken. Welke mogelijkheden zien zij om de voorgelegde problemen op te lossen? Het is misschien al verstandig om te vragen naar een prijsindicatie.

Met de tweede methode heb je minder structuur en een minder formele aanpak, wat in eerste instantie minder arbeidsintensief is. Hiermee zal je dus op moeten passen dat je geen belangrijke zaken vergeet of naar de achtergrond laat dringen. Accountmanagers zullen het principe “alles kan” hanteren. Dit is misschien wel waar, maar als klant moet je altijd vragen “tegen welke prijs”.

Checklist eisen en wensen

Wij hebben voor jou een template opgesteld, die je kunt gebruiken als checklist en als opzet voor een Request for Proposal voor een HRM-software selectietraject. De lijst is onderverdeeld in de categorieën HRM-systeem, Employee Self Service, Salarisadministratie, Tijdregistratiesysteem, Techniek en Leverancier.

Whitepaper

Naast deze checklist hebben wij een whitepaper geschreven waarin we laten zien hoe het selectie- en implementatieproces van een e-HRM systeem in zijn werk gaat. Welke valkuilen zijn er en waar moet je dan juist op letten? Hoe kun je anticiperen op zaken die zullen komen en hoe kun je zorgen dat je inzichtelijk houdt welke gevolgen een keuze heeft? Lees verder op “HRM Software vergelijken“.