HR Self Service – iets voor jou?

Maandagochtend. Even een kop koffie en de nodige kletspraat met een collega, om vervolgens aan de slag te gaan met de orde van de dag. Net als je voor jouw pc gaat zitten komt iemand binnenlopen. ‘Kun je even kijken hoeveel vrije dagen ik nog heb?’ Tegelijkertijd komt er ook nog een e-mail binnen met de mededeling dat een salarisstrookje niet klopt. Dit wordt weer een administratief dagje in Excel ploeteren, denk je bij jezelf…. Hoe fijn zou het zijn als medewerkers dit zelf zouden kunnen regelen?

Misschien eens tijd om te veranderen?

Wat is HR Self Service?

Via HR Self Service ga je jouw administratieve processen digitaliseren en standaardiseren. Het principe is redelijk eenvoudig – de medewerker initieert en manager autoriseert. De gegevens worden zo altijd op de juiste manier in de database opgeslagen en medewerkers hebben direct inzicht in allerlei gegevens. Dit alles gaat via een modern online werknemer portaal, Employee Self Service genaamd.

Investeren in Employee Self Service

Waarom kan bijna alles online geregeld worden maar moet bijvoorbeeld een verlofaanvraag nog op papier? Zeker jongere medewerkers verwachten dit te vinden bij een moderne werkgever! Het verleggen van administratieve HR-processen naar medewerkers en managers heeft 2 grote voordelen; beter en direct inzicht in de gegevens en het verlagen van de administratieve last.

 

De investering in Employee Self Service is snel terugverdiend. Een financiële onderbouwing zal per organisatie verschillen, maar een kwalitatieve verbeterslag zal je zeker behalen. Denkt hierbij eens aan de volgende punten:

• Eenmalige invoer bij de bron
• Beperking van papierstroom
• Minder fouten
• Betrokkenheid van de medewerkers
• Managementinformatie online beschikbaar
• Welke zaken worden geregeld via Employee Self Service

 

In feite is ieder administratief proces op een HR-afdeling geschikt om aan te bieden via Self Service. Het meest toegepaste proces is de Verlofaanvraag. Medewerker vraagt aan en manager autoriseert. Dit vindt plaats via e-mailberichten en het werknemersportaal. HR hoeft dus geen verlofopnames meer te verwerken en de medewerker heeft direct inzicht in zijn/haar situatie, bijvoorbeeld verlofsaldi. Maar er zijn vele andere processen geschikt, zoals:

• Online persoonlijke gegevens wijzigen
• Digitale loonstrook
• Online urenverantwoording
• Online declaraties
• Online gesprekscyclus